Jätehuollon raportointi on ollut kasvavien vaatimusten alla viime vuodet. Viranomaisraportoinnin lisäksi tietoja tuoduista materiaaleista tarvitsevat myös asiakkaat sekä kuljetusliikkeet, joilla on jätteenkuljetuslupa. Tämä kuormittaa asiakkuuksista ja raportoinnista vastaavien henkilöiden työaikaa ja vie heidän energiaansa.
IT-ratkaisujen lisääntymisen myötä dataa on kyllä saatavilla paljon. Miksi sitten raportointi on edelleen niin usein haastavaa? Kokosimme tähän muutamia keinoja, joilla raportointia on mahdollista kehittää sujuvammaksi.
Kerää tietoa mahdollisimman automatisoidusti
Pyri siihen, että tietoa kerätään mahdollisimman automatisoidusti osana toimintaasi. Näin tiedon syöttäminen ei kuormita ihmisiä ja auttaa kaikki keskittymään olennaisempaan asiaan. Jos mahdollista pyri siihen, että usein käytettyjä tietoja ei tarvitse kirjata toistuvasti vaan ne tulevat taustajärjestelmästä. Pyydä asiakasta kirjaamaan hänen omat tietonsa.
Kerää tiedot yhteen paikkaan, näin vältät yhdistelyn tarpeen
Jos tiedot ovat useassa järjestelmässä, on raporttien koostaminen manuaalisempaa ja voi vaatia käsityötä. Useammat tietovarastot on myös haastavampi saada pysymään täysin eheinä.
Kerää tietoa rakenteeseen, joka on ketjutettavissa lakisääteisestä jätelajista asiakkuuteen
Oikeanlainen tiedonrakenne on laadukkaan raportoinnin A ja O. Tietomallin suunnitteluun kannattaa panostaa, koska tällöin siitä on mahdollista tuottaa mahdollisimman monipuolisia raportteja ja saavutat eheän datakokonaisuuden, jossa virheen mahdollisuus on pieni.
Tarkastele raportteja riittävän usein
Identifioi ne raportit, jotka ovat sinulle merkityksellisiä. Tarkasta ne säännöllisesti ja poraudu tietoihin. Näin sinulle ei kerry liikaa tietoa katselmoitavaksi kerralla.
Ole systemaattinen ja noudata sovittua tiedonkerätys- ja katselmointikäytäntöä
Sovitusta prosessista on helppo lipsahtaa suoristamaan mutkia silloin tällöin. Vaikka tämä saattaa tuntua mitättömältä asialta, johtaa se helposti siihen, että joitakin asioita aletaan toistuvasti hoitaa huolimattomammin. Puutu tilanteeseen heti, kun havaitset epäkohdan.
Luo validointimekanismi, joka estää vääränlaatuisen tiedon keräämisen
Pohdi tapoja, joilla voisit estää virheellisen tiedon syöttämistä tiedonkeräysvaiheessa. Suunnittele tietomalli sellaiseksi, että se hyväksyy vain oikeanmuotoisen tiedon. Voit myös pohtia voisiko ihmisten työtapaa muuttamalla vähentää virheitä.
Ohjeista asiakkaita hakemaan itse omat tietonsa tai automatisoi raportoin lähetys
Asiakkaat saattavat kysellä raportteja heidän tuomistaan jätteistä. Ihmiset ovat nykyisin tottuneet asioimaan verkossa, joten voit luoda heille tarvitsemansa raportin verkkoon ja ohjeistaa heitä hakemaan sen itse.
Järjestetä säännöllisesti eri osapuolten kanssa lyhyt tuokio, jossa mietitte miten voisitte kerätä tietoa laadukkaamin
Ota toiminnan kehittäminen osaksi prosessia. Ihmiset ja järjestelmät saadaan toimimaan laadukkaammin, kun palaute kerätään ja siitä synnytetään konkreettisia toimenpiteitä. Myös pienistä parannustoimenpiteistä kasvaa iso hyöty kun niitä tehdään riittävän usein.
Haluatko kuulla lisää miten ratkaisimme raportointihaasteita?
Ota yhteyttä